Como afecta la Ley de Protección de Datos a las Comunidades de Propietarios

A continuación se detallan respuesta a las preguntas básicas acerca de la aplicación de la Ley de Protección de Datos en las comunidades de propietarios.
En primer lugar destacar que el responsable del fichero ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la propia Comunidad de Vecinos, que es la entidad que decide la creación de ese fichero.
En el día a día y puesto que la mayoría de comunidades optan por la contratación de un profesional que se encarga de sus asuntos legales, éstas han de entregar los datos de este fichero a su Administrador de Fincas para que este pueda gestionar todos los trámites relacionado con la LOPD. Su figura se contempla en la dicha ley con el nombre de Encargado del Tratamiento.
La regulación de este trámite entre Comunidad y Administrador, se realizará a través de un contrato en el cual se reflejarán las exigencias del artículo 12 de la LOPD, básicamente:

– Tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento.
– No utilizarlos con un fin distinto al estipulado en el referido contrato, ni comunicarlos ni siquiera para su conservación a otras personas.
– Cumplida la prestación contractual, los datos así como cualquier soporte o documento que los contenga deben ser devueltos al responsable del tratamiento o bien ser destruidos.
– No podrá subcontratar con un tercero, salvo si ha obtenido autorización del responsable para hacerlo

Los incumplimientos legales más habituales en relación a la Ley de Protección de Datos en las comunidades de vecinos son: la falta de inscripción de ficheros, las zonas videovigiladas pero no señalizadas y la publicación de datos de vecinos morosos con la comunidad.
Además de los ficheros habituales que posee una comunidad de propietarios, pueden existir otros de diversa índole tales como los que recogen los datos de las grabaciones de cámaras de videovigilancia. Así mismo éstas han de estar debidamente señalizadas con el fin de advertir tanto a vecinos como a terceras personas de su existencia.
En el caso de la publicación de datos de vecinos morosos en la comunidad, la Ley de Propiedad Horizontal obliga a informar de la situación de morosidad de los vecinos, los cuales lógicamente tienen el derecho a conocer la situación económica de la comunidad, pero este derecho ha de convivir de forma que no se corra el riesgo de que terceras personas ajenas a la comunidad (visitantes, familiares, etc) puedan acceder a esta información.